Un plan de trabajo es un instrumento que permite identificar, organizar, maximizar y simplificar todas las tareas necesarias para lograr un objetivo. En pocas palabras, se trata de una gran herramienta que te permitirá hacer las cosas bien. Una de las grandes ventajas del plan de trabajo es que puede ser usado tanto en el ámbito corporativo, como el educativo y el profesional. De hecho, es casi imposible concebir una gestión de actividades, independientemente del ámbito, que no tenga un plan de trabajo previo. Lo importante es que el plan permita planificar, gestionar y optimizar todos los recursos posibles que ayuden a alcanzar los objetivos. Además, debería poder sistematizar toda la información que se genere durante todo el proceso para posteriormente, analizar las conclusiones obtenidas.
Tómate tu tiempo antes de iniciar, analiza la situación, estudia todo lo que sea necesario y ten en cuenta no uno, sino varios escenarios.
Guíate por estas premisas:
- El plan de trabajo es de tu empresa, y por ende, debe ser útil para ti y para ella. Lo que funcionó en otras organizaciones no necesariamente funcionará para ti, encuentra lo que realmente es efectivo y trabaja en pro de eso.
- Si notas que tu plan de trabajo será grande, lo mejor es que lo dividas en etapas y las identifiques lo más claro posible.
- Asegúrate de contar con el personal necesario que te ayudará en la elaboración del plan. No agregues a personas que no cumplan ninguna función en la elaboración del mismo.
Acto seguido, desarrolla tu plan cumpliendo con lo siguiente:
- ESTABLECE LOS OBJETIVOS:
Define de la forma más clara posible todo lo que quieres lograr ¿Qué es lo que realmente deseas? Responder a esto te ayudará a identificar todos los objetivos. También debes marcar plazos y fechas que deberán ser cumplidos obligatoriamente. Lo recomendable es ser realista con los plazos para poder cumplirlos y no agobiarte ni a ti ni a los integrantes del equipo.
- REDACTA LOS ANTECEDENTES CON PRECISIÓN:
Es menester contar con una introducción y unos antecedentes adecuados que ayuden a entender las motivaciones del plan de trabajo, para que todos los implicados entiendan su función y el porqué de los objetivos.
- FIJA LAS METAS:
Las metas tienen una visión más general, mientras que los objetivos, son más específicos. Ambos deben estar plasmados cronológicamente en el plan y estar detallados lo más posible. Usa la regla SMART que en inglés es “inteligente”, además, sus siglas significan: específico, medible, alcanzable, relevante y en tiempo limitado.
- HAZ LA LISTA DE RECURSOS Y LIMITACIONES:
Identifica no solamente los recursos con los que dispones, sino también los que necesitas. Además, enumera todas las limitaciones posibles y cómo puedes solucionarlas.
- IDENTIFICA TODOS LOS RESPONSABLES Y DEJA LAS ESTRATEGIAS POR ESCRITO:
Debes identificar a todas las personas involucradas junto con sus tareas bien delimitadas y específicas. Procura brindarle los recursos necesarios a todos de manera que no exista nada que impida que cumplan con sus funciones. Por último, deja todo, absolutamente todo por escrito. Enlista todas las acciones del plan, el calendario, los horarios, la cronología, incidencias, involucrados, sus actividades y todas las estrategias relacionadas.
Síntesis de un documento publicado por Víctor H. Manzanilla, en su blog «Liderazgo Hoy»