Se pueden utilizar diferentes técnicas de comunicación entre la familia y el consejo de administración, para facilitar sus funciones y favorecer la confianza entre ambos. Una forma muy común de establecer la unión entre ambos es que el presidente del consejo sea un miembro de la familia.
Pero hay otras:
Charlas informales: es un mecanismo que permite brindar información acerca de los asuntos de la empresa. Estas sesiones permiten crear confianza y ayudan a los accionistas a entender el negocio. En familias pequeñas, estos encuentros se programan una o dos veces por año y brindan una excelente oportunidad para conversar acerca de cómo pueden, familia y el consejo de administración, apoyarse mutuamente.
Comunicaciones escritas: en algunas familias, los accionistas reciben las agendas y minutas de las reuniones del consejo, como así también de los antecedentes de cada consejero e información acerca de sus opiniones. Algunas familias envían newsletters periódicas a todos los accionistas para mantenerlos actualizados. Los consejeros también pueden beneficiarse si reciben las agendas y minutas de las reuniones familiares.
Reunión social anual: muchas familias invitan a los consejeros a las reuniones sociales que han programado como parte del gobierno familiar. Estas ocasiones brindan la oportunidad de compartir información y desarrollar confianza y comunicación abierta.
Reuniones conjuntas: cuando la familia es pequeña, suelen programarse estas reuniones una o dos veces al año. En estas oportunidades los miembros de la familia pueden ver a los consejeros en acción y permiten discutir juntos intereses familiares.
Solicitudes regulares del consejo acerca de sugerencias de temas a tratar: indican el interés y la voluntad del consejo por los temas que son prioritarios para la familia.
Sesiones especiales del consejo de administración: cada vez que surja un tema muy importante como un nuevo plan o un cambio estratégico, los miembros del consejo deberán reunirse con los accionistas.
Involucramiento familiar en la elección de los consejeros: la familia debe tener la oportunidad de reunirse con los candidatos y ayudar en la elección.
Observadores familiares en las reuniones del consejo: muchas familias nombran uno o dos representantes, en forma rotativa, para asistir a las reuniones regulares del mismo.
Comités de gobierno: muchas familias grandes forman un comité integrado por miembros seleccionados de la familia y consejeros para comunicar y coordinar los intereses de ambos grupos.
Consejeros como mentores de la familia: algunas familias solicitan a algún consejero, al que tienen mucha confianza, que actúe como mentor del sucesor o de algunos miembros de la familia que están trabajando en la empresa. Otras veces se le solicita que actúe como mentor de la familia entera. En estos casos el consejero debe asistir a las reuniones de familia como un recurso.
Encuesta acerca de los intereses de los miembros de la familia: algunas familias muy grandes llevan a acabo periódicamente encuestas entre los accionistas con el fin de entender mejor sus intereses. Los resultados pueden ayudar a los miembros del consejo y a los líderes familiares a entender las intenciones y necesidades de los accionistas.
Aún cuando estos mecanismos de comunicación estén implementados, podría suceder que algunos miembros de la familia quieran asistir a las reuniones del consejo de administración, porque las encuentran interesantes y por ser un buen lugar para aprender. En estos casos hay que dejar bien claro que sólo se puede asistir en calidad de observador, sin poder intervenir.
Los accionistas familiares tienen que confiar en el proceso del consejo de administración. Si bien los asuntos familiares son de extrema importancia, el lugar adecuado para tratarlos son las reuniones familiares o el consejo de familia.
De estudios hechos por María A. Agotegaray.