6 detalles que nunca puedes olvidar en las reuniones con tus clientes:
¿Qué pasos tienes que dar?
¿Qué detalles tienes que cuidar?
¿Qué acciones tienes que adoptar para que salga bien?
No es lo mismo una primera reunión con un potencial cliente nuevo, que otra de seguimiento de un proyecto, o bien una tercera donde vamos a renegociar las condiciones de un contrato que tiene años. Agenda bien clara, bien estructurada y con tiempo .
Tres recomendaciones para elaborar un orden del día que te prepare para triunfar:
1) Incluye menos puntos, no satures la agenda con muchos temas.
2) Que sean muy claros, concretos y específicos, escapa de temas genéricos.
3) Pon, en primer lugar, el punto más importante de la reunión. Envía la agenda por correo electrónico, con al menos tres días de anticipación, y también el día antes, a modo de recordatorio.
Antes de entrar “visualiza” lo que quieres conseguir :
1. Momentos antes de empezar la reunión, visualiza mentalmente: lo que quieres conseguir con la reunión; en qué te tienes que centrar; qué es lo importante que quieres transmitir; con qué quieres que se quede el cliente. No hablo de repasar los puntos de la agenda, sino de traer al primer plano los objetivos de la reunión. Hazlo tres minutos antes de empezar.
2. Antes de hablar ten claro lo que NO hay que decir
– Siempre con cualquier persona, pero más cuando hay clientes por el medio, más importante que saber lo que vas a decir, es saber lo tienes que callarte.
– 100% atento a los labios y gestos de quien habla.
– Una reunión con un cliente no son sólo palabras. Hay mucho que interpretar: gestos, pausas, silencios, réplicas con segundas intenciones, etc. Dos pautas súper básicas pero brutalmente eficaces:
– Cero distracciones por tu lado (móvil en modo avión.
– Utiliza una libreta de papel para tomar notas y diagramas (muchísimo mejor que una tableta o similar).
– Cierra cada punto remarcando las acciones
– SIEMPRE hay que cerrar cada punto de la reunión respondiendo a tres preguntas clave: Qué-Quién-Cuándo. Hay que traducir el intercambio de ideas y el debate en «Quién se va a encargar de Qué y Cuándo lo va a hacer. Subráyalo nítidamente al terminar cada punto: servirá como cierre para pasar al siguiente y remarcará más claramente el compromiso y próximas acciones.
– Envía un correo-resumen justo al terminar
– Seguro hablaste y hablaste, y seguramente acordando próximas acciones. Y por supuesto marcaste fechas y plazos. ¡Ojo con las palabras! Porque tras una reunión valen para poco. Hay que ponerlo por escrito.
Recomendaciones de la experiencia y varios autores.