Las reuniones son un recurso casi imprescindible para evaluar el desarrollo de los diferentes proyectos de una empresa o decidir el camino a seguir. Sin embargo, en ocasiones, las reuniones improductivas se han convertido en costumbre para muchas compañías, que pierden mucho tiempo y recursos es debatir sobre temas que no suelen ser muy útiles.
Pocos asistentes
Una de las reglas que Steve Jobs puso en marcha en Apple para acabar con las reuniones improductivas es convocar a pocos asistentes. El número ideal está entre tres y cinco personas, los imprescindibles para tratar los temas que marcan el orden del día sin caer en la divagación o perder tiempo escuchando a todo el equipo, lo que a veces se traduce en repetir las mismas ideas varias veces a lo largo de la reunión.
En este sentido, otros grandes emprendedores han puesto en marcha metodologías similares para terminar con las reuniones improductivas, como Jeff Bezos, que defiende que una reunión no debe celebrarse si dos pizzas son insuficientes para dar de comer a todos los asistentes; o Elon Musk, que invita a los emprendedores a abandonar las reuniones inmediatamente cuando alguno de sus participantes comience a divagar.
Pocos temas en cada reunión
Otra de las claves del fundador de Apple para reducir el número de reuniones improductivas es acortar el número de temas recogidos en el orden del día a un máximo de tres. En opinión del emprendedor, esta técnica consigue aumentar los niveles de concentración de los asistentes, así como extraer mejores conclusiones del encuentro.
Además, estos tres temas fundamentales deben estar recogidos antes por escrito, con el objetivo de que los asistentes a la reunión hayan pensado sus argumentos y propuestas de manera previa, lo que agiliza de manera considerable el tiempo del encuentro.
Un máximo de media hora
La última regla de Steve Jobs para terminar con las reuniones improductivas es fijar un tiempo máximo. Así, las reuniones en Apple no duraban más de 30 minutos durante su etapa como CEO. Esta medida responde a un hecho científico. A partir de ese periodo de tiempo, la concentración humana deja de funcionar de la misma manera, y las reuniones comienzan a aprovecharse mucho menos.
También otros emprendedores, como Elon Musk, identifican la duración como una de las principales causas de las reuniones improductivas. «El exceso de reuniones es la plaga de las grandes empresas, y casi siempre empeora con el tiempo», explica en este sentido el fundador de Tesla.
Fuente: Emprendedores.